日前，由我校档案技术研究所自主研究设计，并拥有软件著作权，联合企业开发的中南大学数字档案馆公共服务平台V2.0正式上线运行，V2.0是在V1.0完全实现了“传统业务方式向网络化、系统化、自动化、规范化和流程化的方式转变，用户足不出户便可以在电脑前办理所有档案业务”基础上，对系统进行全面优化和改进，改善用户体验，简化操作步骤等。我校档案馆服务效率和服务能力得到极大的提升，至此，档案馆所有档案服务业务全部改进为当天办结，特别是出国资料翻译由以前的10个工作日取件逐步提升为当天取件，工作效率提升非常显著，也迎得了师生好评。
改进后的数字档案馆公共服务平台，将档案用户分为个人业务用户、校内对公用户、机构认证用户；系统根据不同用户群体自动对六大类业务（档案查阅、档案证明、出国翻译、档案外借、学历认证、学生档案）进行筛选；对每一类业务进行向导式的线性选择，使用户操作更为便捷；系统根据档案类别设计了不同的需求提问，使得用户需求更完整清晰的展示给工作人员。另外，为了维护档案的严肃性、真实性、凭证性，所有档案馆出具的档案证明、出国翻译等档案件等都采用条码管理、防伪纸张、统一版式进行规范，每一份档案件均具备唯一标识，难以仿造，且复印和扫描无效，提高了安全系数。特别是
校内对公用户通过校园信息门户认证后便可查询档案全文数据库，在获得授权后在电脑上阅读电子档案。
我校数字档案馆公共服务平台一年接待档案用户近万人次。通过随机对办理档案业务的用户进行调查：
91%
的用户认为“非常方便”。
2013
届某校友留言说“数字档案馆公共服务平台让我在上海就轻松办理了出国成绩翻译业务，节省了路费和时间，特别是收到了漂亮的具有防伪条码的翻译件，非常高兴”。信息科学与工程学院一位老师写道“档案馆有了很大的进步，通过信息技术手段规范档案业务和办理流程，在办公室就可以查阅电子档案”。更多的档案用户普遍认为，档案信息化是发展趋势，减少了手工操作，管理更加规范，提升了服务质量和效率。
数字档案馆公共服务平台是我校档案信息化建设又一成果，是数字档案馆面向用户的门户，给用户带来便捷，也对工作人员提出了更高的要求，通过技术培训，档案馆工作人员转变观念，克服困难，逐步提高服务技能和服务水平，这也是档案馆配合学校改革，改进机关工作作风，提高工作效率的有效方式。也是我校做好新形势下档案工作，构建档案资源服务体系，提升档案远程服务能力的重大举措。
据悉，我校档案馆、档案技术研究所将加强档案基础理论和技术研究，继续推进档案信息化建设，完善档案全文数据库，完善数字档案馆，根据学校教学、科研和管理要主动迎接大数据和移动终端应用的发展需要，在保障档案安全的前提下，不断提升档案远程服务能力，更好地为学校师生和社会服务。
（中南大学档案技术研究所向禹）
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