档案从起源到今天已经有几千年历史了，但是“档案”一词使用和有明确解释的历史，却并不久远。 中国古代对文书和档案的概念基本上是不分的，其称谓在殷商为“册”、“典”，西周为“中”，春秋、秦汉以后为“简”、“牍”、“简策”、“简牍”、“简书”、“帛书”、“簿书”、“案卷”、“文牍”、“案牍”等等。至于“档案”一词，可能使用于明末清初，而见于文字材料则始于清代。

1．“档案”一词的最早出现。其文字材料见于现存清代档案康熙十九年（1680年）《起居注册》的记载：该年十月，在批阅秋审众犯册时，“上问：‘马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其罪如何？’大学士明珠奏曰：‘马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部议不准。’”这段记事不仅说明当时已经在书面上使用档案一词，而且还可以看出，当时王朝断案是重视以档案为根据的。

2．“档案”一词的最早解释。其文字记载是约成书于康熙四十六年（1707年）的杨宾的《柳边纪略》。该书说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。”这是迄今所见最早对“档案”一词的说明。

3．语义学意义上的“档案” 一词。应当说，“档案”一词具有形象的和内在的意义。“档”，《康熙字典》解释为“横木框档”，即木架框格的意思；“案”，《说文解字》解释为“几属”，即小桌一类的东西。由此引伸，又把处理一桩事件的有关文件叫做一案，并通称收存的官方文件为“案”、“卷案”、“案卷”。“档”字和“案”字连用，就是存入档架收贮起来的案卷，而把放置档案的架子称作档架，把一格称为一档。这些叫法有的一直沿用下来，但是其含义已经得到了深化和发展。