序号

类 目 名 称（外事类）

保管期限

1.

（1）

（2）

（3）

（4）

（5）

综合

上级关于外事工作的文件材料（针对本校的）

学校外事工作规章制度、计划、总结等

外事工作统计报表等

外事工作会议材料

外事活动中形成的音像材料（照片、录音、录像、光盘等）

永久

永久

永久

长期

永久

2.

（1）

（2）

（3）

（4）

（5）

出国（境）

上级对出国（境）人员的有关文件材料

出国（境）人员考察、访问材料

出国（境）讲学、研究人员有关材料

出国（境）进修、留学取得学位和各类证书（影印件）

国际比赛、竞赛（获奖）有关材料

长期

长期

长期

长期

长期

3.

（1）

（2）

（3）

（4）

（5）

来校

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件

外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料

外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料

来校进修、短期培训的外籍人士有关材料

国际比赛、竞赛材料

长期

长期

长期

长期

长期

4.

（1）

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（5）

（6）

国际合作

中外合作办学的协议、合同、项目纪要材料、备忘录

本校完成的国际合作项目、成果等材料

合作项目中国外单位完成项目、成果等材料

授予外籍人员名誉称号的材料

本校人员参加国际会议的报告及上级批复

在本校举办的国际会议材料、论文

永久

永久

永久

永久

长期

长期

5.

（1）

（2）

（3）

（4）

（5）

外国留学生工作

录取外国留学生审批材料

学籍登记表、学习情况及成绩评语

毕业、结业生名册

学生论文及学位证书复印件及验印名册

外籍人士来校进修、短期培训、科学研究材料

永久

永久

永久

永久

长期

声像类

1

领导视察及检查、验收类：上级领导来本校视察、座谈等拍摄的照片材料。具体包括：1）欢迎来宾时照片；2）学校领导汇报工作时照片；3）领导视察、检查验收时的情景照片；4）来宾及领导者讲话的情景照片；5）来宾（领导）离校时情景照片（和新闻中心协作完成）。

永久

2

校际交流声像资料

3

重要会议、活动类：记录本校召开的重要外事工作会议，重要活动、重大事件的照片材料等。具体包括：1）反映会议、活动内容的照片；2）反映会议、活动主席台人员的照片；3）反映会议、活动主持者的照片；4）领导人讲话的照片；5）代表发言、颁奖、领奖的照片（和新闻中心协作完成）。

永久

4

学院重大庆典活动、具有重要影响力的外事、学术交流活动、重要会议的日程安排表、宣传册、重要任务讲话稿、社会各界贺词、重要论文以及反映活动内容的重要照片、音视频等声像材料

永久

5

留学生活动声像资料

6

知名教授、专家和在学术上造诣较深的中老年教师讲课、学生听课、论文答辩、实验、电化教育等声像材料

7

其它有关教学活动中形成的有重要意义的声像材料

永久

实物类

1

有关外事工作获得的奖状、奖杯、奖旗、荣誉证书、校徽、纪念证章等。（集体的归原件，个人的归复印件）

永久

2

在国际交往中，国际友人赠送的珍贵礼品和纪念品(包括名人字画、特制纪念盘、纪念章、纪念币等)。

长期

3

中外校友会和著名校友给母校的赠品。

长期

4

其他有历史价值的实物

长期

电子文件类

1

编印成册的各种集锦、资料汇编、成果汇编、制度汇编等，各种通讯、简报、学校内部刊物、调研报告、分析汇总材料等电子文件（要求和纸质文件同步归档）。

永久

2

本单位制作的网页

永久

3

举办展览或出版的画册用计算机排版定稿后的电子版材料

永久

4

各单位制作的有保存价值的多媒体课件。

永久