序号

归档范围（仪器设备类）

保管期限

1

上级有关资产管理、仪器、设备等固定资产管理工作的文件

（1）针对本校的文件材料

（2）作为普发性、需要长期贯彻执行的文件材料

永久

短期

2

学校资产管理、本部门工作规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结，重要的请示、批复

永久

4

全校固定资产统计年报

永久

5

新增、报废固定资产清册及统计报表

永久

6

固定资产变更情况统计表

永久

7

固定资产清查盘存的重要材料、固定资产登记清册

长期、永久

8

仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

长期

9

仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和批复

长期、永久

10

重大会议、重要汇报等材料

长期

11

本单位年鉴和学校以外的重要获奖证件与材料

长期

12

本校关于国有资产管理工作开展的评选先进活动的文件材料

长期

13

其它有归档利用价值的文件材料

长期

仪器设备项目

1

仪器、设备申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）及经费分配

长期

2

上级或主管领导批复和准购批示，大型仪器设备采购招、投标材料

长期

3

仪器设备定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等（含进口设备有关的商务技术文件）

长期

4

大型仪器设备开箱记录、安装、调试记录和双方签字移交文件保修单

长期

5

验收报告、文件

长期

6

索赔来往函件及结果文件

长期

7

大型仪器设备说明书及全套随机文件材料

与设备共存

8

大型仪器设备使用、检修、故障事故记录（设备履历书）

与设备共存

9

大型仪器设备重大事故的调查分析及处理意见

与设备共存

10

大型仪器设备技术改造和开发过程中形成的技术文件材料

与设备共存

11

本校放射源、射线装置等危险品和气体的管理及相关人员培训管理工作材料

长期

学校有关国有资产购置的招投标材料

1

中标单位材料

长期

2

未中标单位材料

短期

公房管理

1

公房管理条例，使用方案、房产证

永久

2

危房、旧房鉴定的相关文件材料，照片及其文字说明

长期

3

学校处理房产、历史遗留问题的有关材料

永久

声像类

1

接待上级部门领导来本校视察、座谈等拍摄的照片材料。具体包括：1）欢迎来宾时照片；2）学校领导汇报工作时照片；3）领导视察、检查验收时的情景照片；4）来宾及领导者讲话的情景照片；5）来宾（领导）离校时情景照片。

永久

2

本部门重要会议、重要活动、重大事件的照片材料等。具体包括：1）反映会议、活动内容的照片；2）反映会议、活动主席台人员的照片；3）反映会议、活动主持者的照片；4）领导人讲话的照片；5）代表发言、颁奖、领奖的照片。

永久

3

其它有关党政活动中所形成的有重要意义的声像材料

实物类

1

有保存价值的报废的仪器设备

永久

2

学校研发、研制的仪器设备产品样品

永久

3

本部门获得的市级（部）级及以上颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。（或报送照片、实物保存地点及责任人）

永久

电子文件类

1

编印成册的各种集锦、资料汇编、成果汇编、制度汇编等，各种通讯、简报、学校内部刊物、调研报告、分析汇总材料等电子文件。

永久

2

本单位制作的网页上凡属纸制档案归档范围的网页内容全文、报表、及数据库等

永久

3

举办展览或出版的画册用计算机排版定稿后的电子版材料

永久