文书档案归档流程（简化）

1. 确定本部门归档范围和保管期限。《部门文件材料归档范围和保管期限表》详见档案馆主页（http://dag.tjnu.edu.cn/index.htm） “业务指导”—“各部门文件归档范围”

2.文件整理。《天津师范大学文件材料立卷归档规范》详见档案馆主页（http://dag.tjnu.edu.cn/index.htm）“业务指导”—“立卷归档规范”。

1)  将应归档文件（不可为复印件，本单位形成文件需加盖公章）按“时间—事由”的顺序排序，按实际情况组成一卷或分成若干卷（每卷不超过200张纸）。

2)  每一页非空白纸张均用黑水笔编写页码。编写位置在右下角，反面有字的编写在左下角。

3)  为每一卷拟定案卷题名，结构为（责任者-时间-主要内容），能够准确概括案卷内容，结构完整，如：天津师范大学档案馆（责任者）2018年（时间）工作计划总结及会议概要（主要内容）。

3. 著录。《档案管理系统操作指南》详见档案馆主页（http://dag.tjnu.edu.cn/index.htm）“业务指导”—“档案管理软件操作指南”。

1)  档案管理系统入口在档案馆主页最下方（http://dag.tjnu.edu.cn/index.htm）“站点链接”—“综合档案管理系统”。

2)  进行案卷和文件目录的输入。

3)  上传电子文件（非word文件），电子文件格式要求详见档案馆主页（http://dag.tjnu.edu.cn/index.htm）“业务指导”—“电子文件归档范围”。

4)  打印“卷内目录”、“备考表”各一份；“移交目录”一式两份。备考表的“检查人”处需要部门主管领导签字或签章。

4. 到档案馆领取档案卷皮，装订案卷并填写案卷封面，使用1.0粗或更粗黑水笔填写，字迹工整。（本单位无装订条件的可以到档案馆进行此步骤）。

5. 每年6月底前将上一年度形成的档案移交至档案馆，经鉴定验收合格后，移交及接收双方在移交目录上签字，移交目录各存一份，不合格案卷需重新修改。

档案整理注意事项

1.档案中的金属物品要去除，如订书钉、曲别针等。

2.文件材料中有横向打印的表格，表头向左放置、装订。

3.在《南大之星》档案管理系统中著录后，需从系统中打印移交档案的卷内目录、备考表各一份，移交目录一式两份。

4.备考表中检查人签字处，部门主管务必签字后移交。

5.案卷装订时卷内目录在上，文件材料在中，备考表在末。

6.移交前务必核对卷内目录页码与实际页码是否相符。

7.如有复印件，需在备考表中注明复印件的原件去处。

8.归档的文件材料严禁“有请示，无批复”；“有文件，无承办结果”等情况的发生。

9.文件材料的组合应有逻辑，不可杂乱无章。

10.部门起草的文件材料请在落款处加盖公章。

11.纸质材料归档同时务必同时移交电子档案。

10.如果有在档案系统中无法添加文件或无法打印目录的情况，请换低版本浏览器，如IE，360等再次尝试。