天津师范大学文件材料立卷的基本原则及归档要求

为了加强各立卷单位文件材料的管理和归档工作，提高部门立卷人员的业务水平，逐步实现档案工作的规范化管理，根据《天津师范大学档案管理办法》，特制定各类档案立卷的基本原则及归档要求。

一、凡是反映本校各单位及个人从事党政、教学、科研、外事等活动中形成的，办理完毕的，对学校和社会有保存价值的，各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料（纸质的、电子的），均属归档范围。

二、根据《普通高等学校档案管理办法》，高等学校档案必须实行集中统一管理，并严格实行部门立卷归档制度。学校各院、处、室、所、工会、团委及各业务服务单位，均为立卷归档单位。各立卷单位应按照有关规定，定期向档案馆移交归档。

三、档案是各部门、各单位工作中直接形成的原始记录和历史反映，是对工作提供参考、总结经验、研究历史的依据。每个单位、部门都应把文件材料的形成、积累、归档工作纳入到本单位工作的议事日程；纳入相关人员的岗位责任制，并严格按照各类档案的归档范围，做好文件材料的收集、分类、立卷归档工作。

四、文件材料的立卷原则

案卷质量的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到以下几点：

1.以本部门、本单位形成的文件材料为主。上级机关召开的、需要贯彻执行的会议所形成的文件材料；上级机关颁发的、属于本机关主管业务并执行的文件材料以及普发的但要遵照执行的法规性文件均应立卷归档。

2.归档文件材料应归原件，若无原件，则归复印件（复印件上要加盖立卷单位红章），传真件应及时进行复制进行字迹加固处理，并在复印件上加盖红章。

3.归档文件采用年度--机构--保管期限的方法进行分类。

分年度：先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归于批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布年度；按学年处理的文件归入专门年度。

1)分问题：将文件按其内容所反映的问题、事物分开。

2)分期限：将文件按照规定的不同保管期限分开。

4.立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征、使之联系紧密。

1)会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可能一会一卷、一会数卷或数会一卷。

2)非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷。

3)统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷。

4)学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合。

5)工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合。

6)学报、简报按名称或期号组合。

其他的文件材料可按照特殊的形式组合。

5.卷内文件的排列

同一年度、同一机构的归档文件，按事由结合时间排列。同一事由的文件材料，按文件形成先后顺序排列。

批复、批示在前，请示、报告在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后

转发件在前，被转发件在后；

非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后。

五、文件材料的装订

文书档案实行三孔一线装订成卷，其他类档案归档文件要以“件”为整理单位。

1.对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的金属物。

卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角。（正面在纸张的右下角，反面在纸张的左下角）

2.按件装订的卷内文件应逐件加盖档号章；并填写档号章的各个项目，编制件号；档号章的位置在每件文件首页的右上角，卷内文件的件数、一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。

六、填写卷内文件目录

七、文号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

1.文号：文件制发机关的发文字号。如：“师大党发[2007]10号”。

2.责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

3.题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加[ ]号

4.文件日期：文件的形成时间。填写时可省略年、月、日字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号。如：“2007.10.20”

5.文件页号：案卷内每份文件首页的编号。

6.填写卷内备考表

本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷装订成册后发生或发现的问题由档案管理人员或兼职档案员填写并签名、标注时间。

立卷人：由组成本卷的立卷人签名。

检查人：由部门分管档案工作的负责人签名。

八、案卷题名的拟写

案卷题名（即每一案卷的标题）要简明扼要。其组成一般应准确概括卷内文件的主要责任者、文件内容、文件名称（文种），特定时间的案卷可加上年度。例1，教育部、市政府、市教委关于天津师大新校区建设、人文社科重点基地专项经费及新增本科专业、精品课申报的请示、批复。例2，天津师范大学文学院2007届汉语言专业本科学生成绩表及入学登记表。

九、案卷的归档验收

立卷部门整理好案卷，经档案馆检查后，填写移交目录，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。

1.党政档案、外事档案、出版档案、声像档案在六月份以前归档。

2.教学档案，教学综合管理文件于次年五月底前归档，其他各类材料完成一个周期（即一届学生从入学到毕业）于当年12月前归档。

3.科研档案：研究课题在鉴定验收后二个月内归档。

4.基建档案：基建项目在验收后二个月内归档。

5.设备档案：设备验收完毕投入使用后二个月，引进设备为索赔期满后二个月内归档。

6.财会档案，综合管理文件于次年六月底前归档，财务业务档案在会计年度终了后可由财会部门保管二年，期满后的次年六月底前归档。

天津师范大学档案馆

2008年4月10日