天津师范大学文件

师大政发〔2017〕33号

关于印发《天津师范大学电子文件归档管理实施细则》的通知

各学院，机关各部、处（室），各直属单位：

《天津师范大学电子文件归档管理实施细则》已经第229次校长办公会议审议通过，现印发给你们，请遵照执行。

                                天津师范大学

                                2017   年4 月19 日

（此件主动公开）

天津师范大学电子文件归档管理实施细则

第一章 总  则

第一条  为了适应我校信息化建设的需要，规范电子文件的归档管理工作，维护电子文件的真实性、完整性、有效性，根据《高等学校档案管理办法》、《电子文件归档与管理规范》、《天津市电子公文归档管理办法》、《天津市电子文件归档光盘管理实施细则》等有关规定，特制订本实施细则。

   第二条  本细则所称电子文件是指本校在从事教学、科研、党政管理等活动中形成的，在数字设备及数字环境中生成，以数字格式存储于磁盘、光盘、硬盘等数字载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理和提供利用，并可在通信网络上传送的文件。

第三条  为了确保电子文件的完整、准确、系统和安全，便于开放利用，学校各部门将形成的有保存价值的电子文件移交学校档案馆集中统一管理。

第四条  基本术语解释

（一）归档电子文件：指具有参考和利用价值并作为档案保管的电子文件。

（二）电子档案：指归档保存在档案馆并作为档案提供利用的数字格式文件。

（三）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

（四）元数据：指描述电子文件信息属性的数据，包括文件的格式、形成时间、责任者、编排结构、应用程序（包括文件处理系统、字处理和图形处理工具等）以及字符集等基础数据。

   （五）逻辑归档：指在计算机网络上执行，不改变原电子文件的存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限移交给档案馆的工作过程。

（六）物理归档：指把电子文件从原来的系统中提取出来，以集中管理的方式保存到新的可脱机保存的存储设备或数字载体上，向档案馆移交档案的过程。

（七）真实性：指电子文件的内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致，需经技术鉴定后进行确认。

（八）完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等完整无缺，需采用技术方法进行核对。

（九）有效性：指电子文件应具备的内容可读性、信息可被利用的特性，包括信息的可识别性、存储载体的可靠性、完好性及兼容性等。

（十）迁移：指将原系统或原载体中的电子文件向目的系统或载体进行转移存储的方法与过程。

第二章 电子文件的管理体制

第五条  学校各单位应明确电子文件管理与归档工作的分管领导，协调解决实际问题。

第六条  档案馆是对电子档案进行集中统一管理的机构，负责对电子文件归档的监督、指导、验收以及电子档案的保管和开发利用工作。

第七条  档案馆设置电子档案管理机构或岗位，配备计算机或相关专业技术人员，配套与业务部门相兼容的计算机软、硬件系统，保障归档电子文件的有效识读。

第八条　电子文件形成单位负责电子文件的收集、鉴定、整理、移交等工作，并应将其纳入电子文件承办人的岗位职责，以确保向本单位档案员移交时电子文件的真实性、完整性和有效性。

  第九条  电子文件形成单位应明确专人负责电子档案管理，纳入单位档案员的职责。电子档案管理员应具有较高的政治觉悟和组织、协调能力，具备电子文件管理的技能。

第三章 电子文件的收集、积累

第十条  电子文件形成单位应对具有查考利用价值的电子文件定期制作备份，并及时拷贝到脱机保存的载体上，标明文件名称、类别、形成时间，存放入专用装具内积累妥善保管。

第十一条  电子文件的日常管理

（一）建立文件夹

内容相同或相近的电子文件，应放在一个文件夹中。

（二）有序排列

平时产生的电子文件，应该简单分类、使之有序化。

（三）分类方法

按文件格式，可按照文本文件、图像文件、数据文件、图形文件、影像文件进行分类，在每一格式内按时间进行排列。

（四）登记

平时收集积累的电子文件，要及时登记在《归档电子文件登记表》（附件3）。《归档电子文件登记表》应与电子文件同时保存。

（五）拷贝另存

为避免电脑故障或其他特殊原因造成电子文件的丢失损坏，及时拷贝至可脱机保存的载体上。

第十二条  电子文件类型

（一）电子文件稿本

电子文件按其稿本分为草稿电子文件、定稿电子文件和正式电子文件。

1.草稿电子文件：对在电子文件形成过程中特别需要保存的历次草稿，每一稿应以不同标识加以区别。

2.定稿电子文件：采用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。

3.正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。

主要收集积累定稿和正式版本的电子文件，草稿视情况自行决定是否保存。电子文件稿本代码为：M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件。

（二）电子文件信息类型

需要收集积累的电子文件类型有：

1.文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。文字型电子文件以XML、RTF、TXT、PDF为通用格式。

2.图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

3.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

4.影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

5.声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

6.超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。

7.数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。

8.计算机程序文件：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。

（三）电子文件载体类型

存储电子文件的主要载体有：光盘、磁盘、磁带、硬盘、网络存储器等。

第十三条  电子文件积累的基本要求

（一）凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均应被保留、收集并归档，记录了文件历次修改痕迹和重要法规性文件的历次修改文稿均应被保留、收集并归档。

（二）应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，定期存储于能够脱机保存的载体介质上。

（三）对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上要求转换为通用格式，如果不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。

（四）文书档案中的纸质文件要求与电子文件同步归档；没有电子文件的文件材料应扫描为电子文件，与原文件一同归档。

（五）各单位形成的数据库文件和相关软件、多媒体课件(各种级别的精品课程、基础课、必修课等)、CAD图形文件、PPT等均应归档。

（六）学校信息系统或办公系统中形成的各种电子文件，根据档案管理要求具有保存价值的，应能与档案管理系统对接，实现电子文件的归档、查询、利用及备份。

（七）归档电子文件应与纸质文件在内容、相关说明及描述上保持一致；没有纸质文档的电子文件，必须编制相应的纸质说明文档，说明该电子文件的标题、内容、时间和人物等相关背景信息。

（八）加密文件应在解密后进行归档，压缩文件应在解压缩后进行归档。

（九）保管期限、密级划分和归档时间参照我校各类纸质档案的相关规定执行。  

第四章 电子文件的归档

第十四条  归档范围

（一）各类公文电子版或扫描件。

（二）除公文以外的综合文书材料电子版或扫描件。

（三）各种重要会议、活动、项目、课题等方面的各类电子材料。

（四）学校重要人物、上级领导、来客来宾的各类电子材料。

（五）学校对外合作与交流方面的各类电子材料。

（六）学校管理、科研和教学相关的各类电子材料。

（七）其他有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件，以及相应的背景信息、元数据等。

各门类电子文件归档材料的范围可参见《天津师范大学文件材料归档范围和保管期限规定》（师大政发〔2014〕21号）和《天津师范大学电子文件归档范围和要求》（附件1）。

第十五条  电子文件归档实行“双轨制”或“双套制”，即电子文件与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容和相关描述保持一致。

第十六条  电子文件的归档方式

（一）凡是电子文件数据较小且可直接实时归档的，可将归档电子文件通过网络著录到相应的档案信息管理系统中。

（二）凡是电子文件数据较大且无法实现网络归档的可以通过光盘、USB闪存盘或移动硬盘归档。其要求是一张光盘中只能保存同一类档案(如视频、录音文件则分属不同类)，同事件(主题)不同内容电子文件放在一个文件夹内，文件夹中要有文字说明性文件，如同一次会议所摄录的视频，说明性文件中写清拍照时间、地点、事件、重要人物、说明信息、拍摄者等信息。

第十七条  归档时间

电子文件的归档可以采取实时归档，也可以定期归档。

逻辑归档可实时进行，物理归档应在下一年的五月底前由电子文件形成单位将归档电子文件集中归档，并按照纸质档案移交时间规定向档案馆移交。

第十八条  电子文件归档的要求

（一）文件形成单位对文本、图像文件应定期按规定的格式分别著录到“天津师范大学档案管理系统”、“照片管理系统”或“班级记忆信息系统”中。

（二）归档的电子文件应进行必要的鉴定，包括电子文件的真实性、完整性、有效性，并划分密级，确定保管期限。

（三）电子文件归档时应检测硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其相关软件、版本、数据类型、格式、有无病毒等情况。    

（四）电子文件形成单位应对归档的电子文件编制归档说明，说明磁带、光盘中存储文件的内容，运行的软硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。归档说明一式两份，移交单位和档案馆双方签字后各保存一份备查。

（五）电子文件归档完毕后，文件形成单位仍需将电子文件在部门计算机硬盘或光盘上保留一年方可销毁。

第五章  电子文件的鉴定

第十九条  电子文件鉴定包括归档前、移交时和期满后的鉴定。

   第二十条  真实性、完整性、有效性的鉴定应包括对电子文件内容、结构、可读性等的技术鉴定以及确定电子文件的密级、归档范围和划定保管期限等，其具体要求见第四章。

第二十一条  电子文件保管期限和密级的划分工作应参照《天津师范大学电子文件归档范围和要求》（附件1）执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致，同时在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

第二十二条  电子档案的鉴定销毁按照《天津师范大学档案鉴定与销毁的规定》执行，属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除的载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

第六章 电子档案的检验

第二十三条  学校档案馆接收电子档案时，要对应归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格的方可办理移交手续。对于网络归档的电子文件，档案馆应及时做好载体备份。

第二十四条  档案馆接收电子档案时，应填写《光盘接收检验登记表》（附件6）、《光盘检测表》（附件7），重点检查以下项目：

（一）电子文件是否有病毒。

（二）电子文件的载体有无划痕，是否清洁。

（三）对非通用格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

（四）对电子文件的真实性、完整性、有效性进行再次检验与审核。

第二十五条  电子档案检验不合格的，应将其及时退交形成单位重新制作，并再次对其检验。检验合格的分别由移交单位和档案馆填写电子文件移交清单，双方签字盖章。移交清单一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由学校档案馆自存。

第七章 归档电子文件的整理

第二十六条  把带有归档标识的电子文件按载体和文件类别代码进行分类集中存储。

第二十七条  归档电子文件以件为单位，按国家档案局的《归档文件整理规则》进行整理。

第二十八条电子文件按《天津师范大学档案实体分类办法》编制实体分类号。

第二十九条  把通过分类的电子文件按存放载体编号重新排列，将必要的著录项目输入到天津师范大学档案管理系统内，编制机读目录和必要的检索工具。其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、文件形成时间、全文标识、实体分类号、电子文档号（盘号及件号）、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。

第八章 电子档案的保管、统计与利用

第三十条  电子档案移交到档案馆后，档案馆要制作至少三套，一套封存保管，一套异地保存，一套提供查阅利用。

第三十一条  电子档案的保管，除应符合纸质档案要求外，还应符合《天津师范大学电子文件归档光盘管理规范》（附件2）的条件。

第三十二条  接收入库的电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于10％，发现问题要及时采取恢复措施。

第三十三条  计算机等读取电子档案的设备和环境更新时，应及时确认库存载体与新设备的兼容性。如不兼容，应对归档电子文件的载体进行及时转换。转换完毕后，原载体仍需保存三年方可销毁。

第三十四条  以磁性介质为载体的电子档案，应至少于每五年转存或迁移一次，原载体同时保留时间不少于两年。

第三十五条  电子档案应编制检索工具，以便提供利用。利用电子档案时，只提供复制件，不提供原件。未经审批同意，任何部门或个人不允许擅自复制电子档案。

第三十六条  查阅利用电子档案时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件不得在网上提供利用。

第三十七条  利用电子档案的载体一般为一次性光盘。不允许使用其他介质(长期保存的载体，如软磁盘)作为电子档案复制载体。

第三十八条  档案馆应及时按年度对电子档案的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第九章 附  则

第三十九条  本细则由档案馆负责解释。

第四十条  本细则未尽事宜，参照国家有关电子文件的标准与规定。

第四十一条  本细则自公布之日起执行。

附件：1.天津师范大学电子文件归档范围和要求

     2.天津师范大学电子文件归档光盘管理规范

     3.归档电子文件登记表（形成部门使用）

     4.光盘内文件目录表

     5.归档电子档案登记表

     6.光盘接收检验登记表

     7.光盘检测表

     8.光盘外包装及标签样式

   

 天津师范大学校长办公室                    2017     年4 月20 日 印发