天津师范大学文件材料

归档范围和保管期限规定

第一条为便于各学院、机关各部、处（室）、各业务服务单位（以下统称“立卷部门”）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映学校主要职能活动情况，维护其历史原貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《高等学校档案管理办法》（教育部27号令），参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（档案局第8号令），制定本规定。

第二条  本规定中的“文件材料”是指立卷部门在其履行管理职能和教育活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条立卷部门文件材料归档的重要内容包括：  

（一）上级机关下发的须贯彻执行的文件；同级机关和非隶属机关印发的与我校相关业务往来文件和须执行的法规性文件；  

（二）学校党群、行政管理部门形成的各种公文、简报、统计报表、调查报告、经验介绍、规章制度、合同协议以及召开重要会议、开展重要活动、接待重要来宾等工作中形成的文件材料；

（三）学校教学管理、学科建设、实验室建设、招生、学生奖惩、学籍、学位、课堂教学与教学实践、教学改革、教学质量监控与专业评估、教材建设、毕业生分配等工作中形成的文件材料；

（四）学校科研管理及科研项目在立项、实验、总结鉴定、申报奖励与推广应用各阶段形成的文件材料；

（五）学校房地产管理及基建工程在立项审批、设计、施工、竣工验收、改建扩建等过程中形成的文件材料；  

（六）学校编辑出版的校报、学报等重要报刊的管理文件和审稿单、样报、样刊等出版物材料；  

（七）学校与国外组织、团体或个人在学术研究、合作办学、人员交流以及留学生工作等外事活动中形成的文件材料；

（八）学校财务管理文件及会计活动中形成的报表、帐簿、凭证、工资册等会计核算材料；

（九）记录学校历史发展和重要活动、重要事件的具有保存利用价值的各类声像材料；

（十）见证学校发展的，有价值的实物材料；

（十一）其他反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校工作、建设、发展和历史研究具有利用价值的文件材料。学校各项工作中形成的在维护国家、学校和师生权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（十二）上述各种工作中形成的电子文件和纸质文件资料同步归档；

第四条  立卷部门文件材料不属于归档范围的是：

（一）上级机关的文件材料

1.上级机关任免、奖惩非本校工作人员的文件；

2.上级机关普发供参阅，不办的文件材料；

3.上级机关征求意见未定稿的文件。

（二）学校发布的文件材料

1.重份或复印多余的文件；

2.无查考利用价值的事物性、临时性文件；

3.未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件，电报草稿，一般性文件的历次修改稿（定稿除外）、文件的多次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

4.从正式文件或电子文件摘录的仅供工作参阅的非证明材料；

5.无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问，提出一般性建议或意见的人民来信；

6.校内互相抄送的文件材料，如：不应履行公文的行文，介绍信等（校内公文统一由党委校长办公室归档）；

7.本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料；

8.为参考目的从各方面收集的文件材料。

（三）同级单位的非隶属机关的文件材料

1.参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

2.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

（四）基层单位的文件材料

1.基层单位送来的参阅的简报、情况反映、不应抄报或不应备案的文件材料；

2.基层单位抄报备案的一般性文件材料；

3.越级抄送的一般的、不需要处理的文件材料。

4.没有参加的一般性会议通知。

第五条凡属立卷部门归档范围的文件材料，必须按有关规定向学校档案馆移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条归档文件材料的保管期限规定为：永久、长期、短期三种。长期一般为50年，短期一般为15年以下。

第七条永久保管的档案主要是反映学校及本单位主要工作活动，在较长时间内对学校和社会有查考利用价值的文件材料。主要包括：

（一）全校或部门重要的规章制度；

（二）学校召开或承办的重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；学校各单位召开或承办的重要会议的记录、纪要；

（三）学校各单位职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）学校关于重大问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；学校各单位向学校报送的请示与学校的批复、批示；

（五）学校机构演变、人事任免等文件材料；

（六）学校房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）重要的合同协议等凭证性文件材料；

（七）上级机关制发的属于本校业务的重要文件材料；

（八）学校大事记及各部门工作大事记；

（九）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（十）相关记录教师成长、学生培养的文件材料。

（十一）属于归档范围的声像、实物资料。

第八条  长期保管的档案主要包括：

（一）各单位职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;  

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本单位关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（五）上级机关制发的需要学校或各单位贯彻执行的文件材料；

（六）同级机关、基层单位关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（七）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

（八）学校各单位年度工作计划、总结、统计、报告、重要专题报告等文件材料。

第九条  在较短时间内对学校工作有查考利用价值的，列为短期资料保管。

第十条凡是介于两种保管期限之间的，其保管期限一律从长。

第十一条立卷部门形成的教学、科研、人事、基建、财会及其他专门文件材料的档案保管期限，按国家有关规定执行，其规定详见附件。

第十二条立卷部门对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档；应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十三条校内外单位或部门联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他部门将相应的复制件或其他形式的副本归档，具体归档分工见《天津师范大学文件材料立卷归档办法》。

第十四条  立卷部门应根据本规定，结合本部门职能和工作实际，编制本部门的文件材料归档范围和档案保管期限表，档案馆审查同意后执行。

立卷部门有垂直领导关系的附属单位应依据本规定，结合本部门工作实际，编制本附属单位的文件材料归档范围和档案保管期限表，并经立卷部门审查同意后执行。

第十五条  在编制本部门或附属单位文件材料归档范围和保管期限表时，应全面分析和鉴别本部门文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

第十六条  本规定由档案馆负责解释。

第十七条  本规定自发布之日起施行。

附件：天津师范大学各类档案归档范围和保管期限表

抄送：天津市档案局机关事业档案管理处，天津市教育委员会办公室。

中共天津师范大学委员会办公室            2014年4月29日印发