天津师范大学文件材料立卷归档办法

第一章  总  则

第一条  为进一步加强我校立卷归档工作，确保学校档案齐备完整，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）和《高等学校档案工作规范》等有关法规，结合本校实际，制定本办法。

第二条  各学院，机关各部、处（室）、各业务服务单位（以下简称：“立卷部门”）凡是记录和反映我校主要教育职能活动和基本历史面貌的具有保存利用价值的各种文字、图表、照片、声像、电子等不同载体的文件材料，都必须立卷归档，按时向学校档案馆移交，任何单位和个人不得据为己有、逾期不交或擅自处理。

第三条  国内外与学校有关的具有保存价值的文件材料、校内个人在非职务活动中形成的对学校和社会具有保存价值的文件材料，可按征集、寄存、代管、捐赠等方式由学校档案馆收存。

第四条  归档文件材料的载体应具备原始性，记载的信息内容要真实准确。每份归档文件的正文与附件、正式发文的终稿和签发单、请示与批复以及专项成套材料必须齐全。

第五条  档案馆和立卷部门要严格按照立卷归档的职责分工，认真做好文件材料的整理归档工作，保证学校各项工作中形成的重要材料及时归档，为开发利用档案信息资源，促进学校发展做出贡献。

第二章  立卷归档的组织和职责

第六条  档案馆对立卷部门归档工作负有督促和业务指导责任，并对归档的文件材料和移交的档案进行检查和验收。档案馆工作人员要依据归档范围、收发文登记等相关信息对立卷归档文件进行核查，对发现的问题要及时纠正，对缺失的应归档文件在移交档案的《备考表》中注明，并监督、督促档案员补充或更正。

第七条立卷部门应确定一名部门领导分管档案工作，配备好专（兼）职档案员。专（兼）职档案员应根据归档范围和立卷标准认真做好文件材料的预立卷和归档工作。分管档案工作的领导要统筹解决本部门公文管理中存在的问题，支持专（兼）职档案员的工作，并对立卷归档文件的真实性、准确性以及齐全完整性进行审核。

第八条  立卷部门必须对档案立卷归档工作实行“三纳入”和“四同步”管理，即将立卷归档工作纳入本部门的工作规划和年度工作计划，纳入管理制度，纳入工作人员的职责范围；在开展管理或业务工作的同时，确保档案工作与其同步布置、检查、总结、验收。做到每项重要的工作都有完整、系统、准确的文件材料归档保存。

第九条立卷部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料，由本部门专（兼）职档案员参照《天津师范大学文件材料归档范围和保管期限规定》收集，按照《天津师范大学文件材料立卷归档规范》和《天津师范大学归档文件整理规则》的要求进行整理，并定期向档案馆移交。

第十条  立卷部门要建立文件材料预立卷制度。立卷部门应注意归档文件材料的平时积累，及时收集，严格登记，严格检查，妥善保管。

预立卷是部门立卷制度的一个重要环节。预立卷即是在文件材料归档前将文件材料按类目分卷存放的一个程序。立卷部门要对处理完毕或领导批存的文件材料，统一交至本部门专（兼）职档案员管理。

第十一条  立卷部门要建立健全收发文及重要事项（包括：重要会议、重大活动、重大项目等）登记制度，为核对归档文件是否齐全和完整提供依据。

（一）立卷部门无论从何种渠道获取的文件都要进行来文登记，对起草或发布的文件要进行发文登记。同时还应注意收集登记重要讲话、规章制度、统计报表、调研报告及会议材料等。

（二）学校党委校长办公室要健全用印登记制度，凡以学校及校领导名义签字盖章的合同、协议等，须登记在册，并留存归档。

（三）教务处、社科处、科技处、基建规划处、国有资产管理处每年年底要分别对当年立项和完成的教改项目、科研项目、基建工程、重要仪器设备进行汇总，并将汇总目录归档，移交档案馆。

第十二条归档文件材料的立卷  

（一）中共中央、国务院、中共天津市委、市政府、国家教育部、天津市教委以及各业务主管部门下发的文件，除明确要求退回的文件外，综合性的文件由学校党委校长办公室立卷归档，其他专业性或业务性的文件，由学校党委校长办公室清退主办部门立卷归档；由业务部门接收的上级业务性文件，由主办部门归档。  

（二）以学校党委、行政名义印发的文件，全校性、综合性的由学校党委校长办公室立卷归档；各职能部门形成的文件材料以及以部门名义印发的文件，由文件形成部门立卷归档。

（三）学校党委、行政召开的代表大会、党委常委会、校长办公会等会议材料，由学校党委校长办公室立卷归档。由部门组织召开的各种工作会议、专业会议、展览会、表彰会、代表会的会议材料，由主办部门立卷归档。

（四）校内各部门向校党委或行政请示、报告的正本及相应的批复、批转文件的原件，涉及学校全局的由学校党委校长办公室立卷归档，其余的由各部门立卷归档。

（五）校内两个以上部门共同承办的文件，由主办部门立卷归档。

（六）我校与外单位合作完成的项目，若我校为负责单位，经办部门应负责归档；若我校为协办单位，则只归档与承担任务相关部分的文件材料。

（七）党和国家领导人、上级单位领导及知名人士来校视察、检查、指导工作时的重要指示、讲话、题词等材料由主要负责接待的部门整理归档。

（八）重要的来信来访材料，由承办部门立卷归档。

（九）学校设立的临时机构，调整或撤销的机构形成的材料，应于机构调整或撤销前做好整理工作，移交档案馆保存，不得带入其他单位或部门。

（十）学校重要活动、重大事件、重要会议照片、视频资料由党委宣传部、新闻中心归档；校领导免冠照片、工作照以及学校领导班子合影照片由学校党委校长办公室负责归档；知名专家、教授的人物档案资料由所在部门或单位归档；其他部门承办的重要会议、重要活动的声像资料由承办部门归档。

（十一）有保存价值的报废仪器设备经国有资产管理处、档案馆组织相关人员进行价值鉴定后，由仪器设备使用部门归档。

第十三条  有关部门在鉴定、验收科研成果、基建工程、产业项目、重要仪器设备时，必须通知本部门档案员和档案馆工作人员，由档案人员对应归档的文件材料加以审查，签署意见，并对不完整、不准确、不规范的文件，提出归档修改的意见。

第三章  收集范围与保管期限

   第十四条  档案收集的范围：包括党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、产品十大类，以及声像、实物、电子档案三个特殊载体档案；各门类档案和立卷部门文件材料归档范围详见《天津师范大学文件材料归档范围和保管期限规定》。

第十五条  归档文件材料的保管期限分永久、长期、短期三种，在立卷归档时应给予确定。文件材料的保管期限详见《天津师范大学文件材料归档范围和保管期限规定》。

第十六条  档案的密级依据保密程度分为公开、内部、秘密、机密、绝密五个级别。归档文件材料的密级划分由立卷部门负责，其划分标准按《天津师范大学档案密级确定与利用权限设置办法（试行）》执行。

第十七条  不归档文件的处理办法：

（一）各部门每年在文书立卷归档和清退文件时处理不归档的文件材料；

（二）清理出的不需要归档的文件材料应加强管理，不可随便堆放。如需要做资料保存的文件材料应填写目录，组卷后，由部门妥善存放。

（三）需销毁的文件中划分密级的文件应按照有关保密规定办理，一般文书材料可以采用简便方法进行登记（如登记收发文号在收发文簿上加盖“销毁”字样印章）。

　　（四）凡销毁的材料需要经本部门领导批准后方可销毁，无论采用什么方法销毁，均应指派两名以上专人检查后监销。

第四章 文件材料与案卷质量

第十八条  党群、行政类档案中的文件材料，以及教学类中的成人教育材料和科研、外事、财会类档案的综合性文件材料按照《天津师范大学文件材料立卷归档规范》规定，按“卷”整理。除成人教育材料以外的教学类档案以及科研项目、产品、基建、仪器设备、出版物、外事档案中的学籍等文件材料按照《天津师范大学归档文件整理规则》规定，按“件”整理。其他特殊载体文件资料按照各门类档案管理规范整理归档。

第十九条  归档文件材料的质量要求

（一）归档的文件材料内容必须齐备完整、真实、准确；

　　（二）归档的文件材料要符合文件制作要求，标题、落款、时间（年、月、日）、印章、签发必须齐全完整；

　　（三）归档的文件材料应质地优良、书写工整、字迹清晰；

　　（四）归档的文件材料应使用蓝黑或碳素墨水、优质油墨书写或制作，严禁使用铅笔、水彩笔、圆珠笔、纯兰墨水、复写纸、压感复印纸等易褪色材料书写或制作；

　　（五）归档的文件材料纸张幅面应符合要求，一般文件材料应为A4型纸，表格必要时可用 8 开或 A3型纸；

　　（六）归档的文件材料必须是原件，任何单位或个人不得将原件留下，用复印件顶替。

第二十条  案卷质量要求

（一）归档文件材料应齐全完整；

　　（二）分类清楚，并保持文件之间的有机联系；

　　（三）案卷标题确切、卷内文件排列有序；

　　（四）保管期限、密级划分恰当；

（五）卷皮、目录、备考表书写清晰规范；

（六）案卷装订，美观牢固。

第二十一条  立卷归档工作由立卷部门和档案馆协作完成，立卷部门分管档案工作负责人、档案员和档案馆工作人员应在《备考表》中履行签字手续，对立卷归档的质量负责。

第五章  移交时间和手续

第二十二条  党群、行政、外事、出版类档案和教学、科研、基建、仪器设备、财会等能够按照年度归档的综合管理文件材料于次年6月底前归档，具体归档时间见档案馆制定的部门年度归档移交时间计划；其他专题、项目档案移交时间如下所示：

（一）普通本（专）科毕业生学籍档案于毕业生离校后当年11月底前移交；

（二）普通本（专）科毕业生登记表、毕业生合影照片于毕业生离校后的当年10月底前移交；

（三）硕士、博士毕业研究生学籍档案于毕业生次学期的4月、11月底前移交；

（四）科研项目档案于项目完成后的三个月内归档；

（五）基建、大型仪器设备、产品等专题性、成套性的项目档案于项目完成并通过鉴定验收后的三个月内归档、移交；

（六）财会类档案由立卷部门暂时保存满2年后，于每年的12月份移交档案馆；

（七）重大活动、重要会议、重大事件文件资料于结束后的一个月内归档；

（八）宣传部、新闻中心制作的视频、音频资料于制作完成后的2月内移交，其他部门制作的声像载体材料在完成制作的3个月内归档；

（九）各部门形成的具有保存价值的照片资料，可以通过《天津师范大学照片档案管理系统》，在照片档案形成后及时归档；也可按照档案馆制定的照片档案归档时间，于次年4月底完成上一年度照片档案归档工作；宣传部、新闻中心形成的照片档案应在每年的4月、6月、10月、12月底分四次归档；

（十）有保存价值的实物档案（题词、书画、礼品等）于形成后的1个月内归档，其他实物档案于次年6月底前归档。

第二十三条  各种临时性机构或撤销机构形成的材料，应于机构撤销前将文件材料整理立卷，移交学校档案馆。

第二十四条  移交与接收档案必须严格履行交接手续，填写移交目录，交接双方在移交目录上签名、盖章，各执一份存查。

第六章  归档责任追究和漏交文件的追缴

第二十五条  档案工作人员玩忽职守，造成档案丢失、损毁的，其立卷部门主管领导和直接责任人，依法应予以处分，构成犯罪的依法追究刑事责任。

有下列行为之一的，将按照中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局颁布的《档案管理违法违纪行为处分规定》（第30号令）处理，即：

（一）将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒交档案机构，影响档案工作人员归档；

（二）不按照国家规定向档案馆移交档案；

（三）出卖或违反国家规定转让、交换以及赠送档案；

（四）利用职务之便，将所保管的档案据为己有；

（五）因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失；

（六）擅自销毁档案；

（七）涂改、伪造档案。

第二十六条  档案馆要定期通报部门立卷、移交档案情况；对未按规定时间移交档案的，档案馆要向立卷部门发布《催缴文件材料或档案通知书》；对无正当理由，拒交档案的部门或个人，要及时向立卷部门领导或分管校领导、联系单位校领导通报，催缴档案。

第二十七条  在档案收集中，对档案的真伪或者保存价值有异议的，档案馆或者立卷部门可提请市档案行政管理部门予以鉴定。

第七章附  则

第二十八条  本办法由档案馆负责解释。

第二十九条本办法自发布之日起施行。

抄送：天津市档案局机关事业档案管理处，天津市教育委员会办公室。

中共天津师范大学委员会办公室            2014年4月29日印发